Die 110 Euro bei der Weihnachtsfeier sind kein Budgetdeckel, sondern eine steuerliche Schwelle. Bis dahin bleibt die Feier für deine Mitarbeitenden steuerfrei, alles darüber kann der Arbeitgeber günstig pauschal versteuern.
Ich bin Sven Wengerter, Zauberkünstler aus Würzburg, und stehe seit über 600 Auftritten auf Firmenfeiern, Galas und Hochzeiten. Jedes Jahr im November höre ich dieselbe Frage: „Dürfen wir überhaupt mehr als 110 Euro ausgeben?“ In diesem Beitrag rechne ich dir vor, welche Kosten mitzählen, was Begleitpersonen und Absagen ausmachen und wo sich jeder Euro lohnt.
Wichtig: Ich bin Künstler, kein Steuerberater. Der Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 als Orientierung wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Die konkrete Gestaltung klärst du am besten mit deinem Steuerbüro.
Was ist der 110-Euro-Freibetrag bei der Weihnachtsfeier?
Pro anwesendem Mitarbeiter und pro Betriebsveranstaltung bleiben bis zu 110 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
Entscheidend ist das Wort Freibetrag: Wird die Grenze überschritten, ist nicht die ganze Feier steuerpflichtig, sondern nur der Teil über 110 Euro. Damit der Freibetrag greift, muss die Feier allen Mitarbeitenden des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine reine Führungskräfte-Feier fällt also nicht darunter. Einen guten Überblick gibt auch der Bund der Steuerzahler zur Weihnachtsfeier.
Planst du mehr als zwei Veranstaltungen, etwa Sommerfest, Weihnachtsfeier und Jubiläum, kann der Arbeitgeber wählen, für welche zwei er den Freibetrag nutzt. Meist lohnt es sich, ihn für die teureren Feiern einzusetzen.
Welche Kosten zählen zum 110-Euro-Freibetrag?
Fast alles, was die Feier kostet, zählt mit, nicht nur Essen und Getränke. Wer nur aufs Catering schaut, rechnet sich die Feier schön.
In die Rechnung gehören unter anderem:
- Essen und Getränke
- Raummiete, Technik, Dekoration und Service
- Musik, DJ, Moderation und Künstlerhonorare
- Geschenke, die auf der Feier überreicht werden
- ein Shuttle oder Programmpunkte wie eine Führung, wenn sie Teil der Feier sind
Der Programmpunkt wird am häufigsten vergessen. Ein Showact zählt voll mit. Plane ihn deshalb von Anfang an ein, statt ihn im November hektisch zu streichen. Kleiner Praxistipp: Bei mir ist die Anfahrt immer im Preis enthalten. Eine einzige Gesamtrechnung macht die Kalkulation pro Kopf deutlich einfacher. Was ein Zauberer insgesamt kostet, habe ich im Beitrag Was kostet ein Zauberer für dein Event? zusammengefasst.
Begleitpersonen und No-Shows: die zwei Kostenfallen
Begleitpersonen haben keinen eigenen Freibetrag, und abgesagte Gäste erhöhen die Kosten pro Kopf. Beides kann eine knapp kalkulierte Feier über die 110 Euro schieben.
Begleitpersonen
Die Kosten für Partnerin oder Partner werden dem Mitarbeiter zugerechnet, der sie mitbringt. Kostet die Feier 80 Euro pro Person, entfallen auf einen Mitarbeiter mit Begleitung 160 Euro. 50 Euro davon liegen über dem Freibetrag. Wer Partner einlädt, rechnet also besser pro Mitarbeiter statt pro Gast.
No-Shows
Geteilt wird durch die Gäste, die tatsächlich da sind, nicht durch die Anmeldungen. So hat es der Bundesfinanzhof 2021 entschieden (Az. VI R 31/18). Melden sich 100 Personen an und 20 kommen nicht, steigen die Kosten pro Kopf um 25 Prozent. Aus 95 Euro werden so knapp 119 Euro.
Rechne im Dezember mit 10 bis 20 Prozent Absagen, vor allem in der Erkältungszeit. Feste Posten wie Raummiete, Technik oder Künstler fallen unabhängig von der Teilnehmerzahl an und verteilen sich dann auf weniger Köpfe.
Was gilt, wenn die Weihnachtsfeier mehr als 110 Euro kostet?
Eine Feier über 110 Euro ist erlaubt. Der Arbeitgeber kann den Betrag darüber pauschal mit 25 Prozent versteuern, dann bleibt er für die Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsfrei.
Ein Rechenbeispiel: Die Feier kostet 150 Euro pro Kopf. Steuerpflichtig sind nur die 40 Euro über dem Freibetrag. Bei 25 Prozent Pauschalsteuer sind das 10 Euro, dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Rund 11 Euro pro Person, also etwa der Preis eines Cocktails.
Zwei Punkte solltest du dabei kennen:
- Neu ab 2026: Auch die Pauschalversteuerung setzt voraus, dass die Feier allen Mitarbeitenden des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Das hat das Steueränderungsgesetz 2025 festgelegt (mehr dazu bei Grant Thornton). Exklusive Formate nur für einzelne Gruppen werden damit deutlich teurer.
- Umsatzsteuer: Hier gelten die 110 Euro als Freigrenze. Wird sie überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten, nicht nur für den Mehrbetrag. Das sollte dein Steuerbüro mitrechnen.
Wo sich das Budget bei der Weihnachtsfeier wirklich lohnt
Ein Showact kostet bei 100 Gästen meist nur 12 bis 20 Euro pro Kopf, so viel wie ein besseres Dessert oder die zweite Getränkerunde. Die eigentliche Frage ist also nicht, ob das Budget reicht, sondern wofür diese 15 Euro ausgegeben werden.
So sieht das mit meinen aktuellen Preisen aus, Anfahrt jeweils inklusive:
| Format | Preis | pro Kopf bei 50 Gästen | pro Kopf bei 100 Gästen | pro Kopf bei 150 Gästen |
|---|---|---|---|---|
| Tischzauberei (Close-up) | ab 1.200 € | ab 24 € | ab 12 € | ab 8 € |
| Tischzauberei plus Bühnenshow (30–45 Min.) | ab 2.000 € | ab 40 € | ab 20 € | ab 13 € |
Aus über 600 Auftritten kenne ich das Muster: Am Montag nach der Feier redet niemand mehr über das Dessert. Geredet wird über den Moment, in dem der sonst so nüchterne Abteilungsleiter am Tisch laut auflacht, weil ihm gerade etwas Unmögliches in der eigenen Hand passiert ist. Und darüber, dass die Kollegin aus der Buchhaltung, die vorher noch skeptisch die Arme verschränkt hatte, plötzlich absolut begeistert ist. Gemeinsames Staunen verbindet Abteilungen, die sonst kaum miteinander sprechen. Welche Fehler Firmen bei der Planung sonst noch machen, liest du in 5 Fehler, die Firmen bei Sommerfesten und Weihnachtsfeiern machen.
Drei Tipps aus der Praxis:
- Ehrlich kalkulieren. Pro Mitarbeiter rechnen statt pro Posten. Wer Begleitung, Absagen und Programm von Anfang an einrechnet, muss im November nichts streichen.
- Programm an den Ablauf anpassen. Tischzauberei passt perfekt zum Empfang oder zwischen den Gängen. Eine kurze Show eignet sich als Höhepunkt nach dem Hauptgang.
- An internationale Teams denken. Ich trete auch auf Englisch auf, damit niemand außen vor bleibt.
Was ich nicht mache: große Illusionsshows mit Bühnenaufbau. Wer das sucht, ist bei mir falsch. Wer echte Reaktionen nah am Gast sucht, richtig. Mehr zu meinen Formaten findest du unter Close-up-Magie und Tischzauberei und Stand-up-Zaubershow für Firmenfeiern.
Häufige Fragen zum 110-Euro-Freibetrag
Zählt die Umsatzsteuer zu den 110 Euro?
Ja. Die 110 Euro sind ein Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer. Wer mit Nettopreisen aus Angeboten rechnet, landet schnell über der Grenze. Rechne deshalb immer mit den Bruttobeträgen.
Gilt der Freibetrag auch für die Weihnachtsfeier einer einzelnen Abteilung?
Ja, wenn alle Mitarbeitenden dieser Abteilung eingeladen sind. Eine Feier für einen Betriebsteil oder eine Abteilung ist ausdrücklich möglich. Problematisch wird es, wenn nur ausgewählte Personen eingeladen werden, etwa nur Führungskräfte oder nur das Vertriebsteam mit den besten Zahlen.
Was muss ich für das Finanzamt dokumentieren?
Eine Teilnehmerliste der tatsächlich Anwesenden, alle Rechnungen und die Einladung an alle Mitarbeitenden. Fehlt die Teilnehmerliste, kann bei einer Prüfung geschätzt werden, und Schätzungen fallen selten zugunsten des Unternehmens aus. Am einfachsten ist eine Liste am Eingang, die am Abend selbst abgehakt wird.
Wie früh sollte ich das Programm für die Weihnachtsfeier buchen?
Am besten im Sommer, spätestens im September. Die Freitage und Samstage im Dezember sind die gefragtesten Termine des Jahres. Wer früh bucht, hat die Wahl. Wer im November sucht, nimmt, was übrig ist. Kurzfristige Anfragen kannst du mir trotzdem gerne über mein Anfrageformular schicken.
Fazit: Der 110-Euro-Freibetrag ist eine Schwelle, kein Deckel
Bis 110 Euro brutto pro anwesendem Mitarbeiter bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei. Alles darüber lässt sich für rund 11 Euro pro 40 Euro Mehrbetrag pauschal versteuern. Wer Begleitpersonen und Absagen ehrlich einrechnet und früh plant, hat mehr Spielraum als gedacht. Spar nicht an dem, worüber am Montag noch gesprochen wird. Und kläre die Details mit deinem Steuerbüro.
